Inleiding
Het opnemen van gesprekken tussen werkgever en werknemer komt steeds vaker voor. Werknemers mogen gesprekken waarbij zij zelf aanwezig zijn in principe zonder toestemming opnemen. Toch brengt dit risico’s met zich mee voor de arbeidsrelatie. Voor werkgevers gelden striktere regels: zij mogen gesprekken alleen met voorafgaande toestemming vastleggen.
Gesprekken opnemen door werknemers
In de praktijk gebeurt het steeds vaker: werknemers die gesprekken met hun werkgever opnemen, vaak zonder dat zij dit vooraf melden. Vanuit juridisch oogpunt is daar in beginsel niets mis mee. Een wettelijke verplichting om vooraf toestemming te vragen voor het opnemen van een gesprek waaraan je zelf deelneemt, bestaat niet. Het heimelijk opnemen van zo’n gesprek is dus niet strafbaar.
Toch kan het arbeidsrechtelijke gevolgen hebben als een werknemer stiekem gesprekken opneemt. Hoewel het juridisch toegestaan is, wordt dit vaak gezien als een ernstige vertrouwensbreuk. Rechters oordelen regelmatig dat herhaaldelijke geheime opnames de arbeidsrelatie zo ernstig kunnen verstoren dat dit een grond kan vormen voor ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Met andere woorden: het mag, maar het kan wel leiden tot ontslag.
Gespreksopnames als bewijs
Werknemers die een gesprek opnemen, kunnen deze opnames in principe gebruiken als bewijs in een juridische procedure. In het arbeidsrecht geldt dat waarheidsvinding belangrijker is dan de manier waarop het bewijs is verzameld. Rechters sluiten gespreksopnames daarom zelden uit, zelfs als de opname zonder medeweten van de werkgever is gemaakt.
Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn bij discussies over wat er precies is gezegd tijdens een beoordelingsgesprek, een functioneringsgesprek of een exitgesprek. Voor werknemers kan het opnemen van gesprekken dus strategisch zinvol zijn, mits zij zich bewust zijn van de mogelijke impact op de vertrouwensband met de werkgever.
Gesprekken opnemen door werkgevers
Voor werkgevers gelden strengere regels. Een werkgever mag gesprekken met werknemers alleen opnemen als de werknemer hier vooraf ondubbelzinnig toestemming voor geeft. Zonder toestemming is opnemen in principe verboden, tenzij sprake is van een uitzonderlijke situatie. Denk hierbij aan een serieuze verdenking van strafbare feiten, zoals diefstal of fraude, waarbij het opnemen van gesprekken noodzakelijk kan zijn voor het onderzoek.
In normale arbeidsrechtelijke situaties, zoals functionerings- of verzuimgesprekken, is het essentieel dat een werkgever de werknemer eerst expliciet om toestemming vraagt voordat een opname wordt gemaakt. Doet een werkgever dit niet, dan kan het gebruik van die opname onrechtmatig zijn en kunnen er sancties volgen.
Conclusie
Hoewel werknemers gesprekken mogen opnemen zonder toestemming, kan dit de vertrouwensrelatie ernstig schaden en zelfs leiden tot ontslag. Werkgevers moeten extra voorzichtig zijn en altijd vooraf toestemming vragen om gesprekken op te nemen. Zorgvuldigheid blijft essentieel om juridische problemen te voorkomen.
Deze blog is geschreven door mr. Stijn Blom, arbeidsrechtadvocaat bij Arbeidsadvocaat.nl B.V. Stijn heeft ruime ervaring in het arbeidsrecht en ondersteunt ondernemers dagelijks bij uiteenlopende arbeidsrechtelijke vraagstukken. Van ontslagzaken tot het opstellen van waterdichte overeenkomsten en reglementen – met zijn praktische en persoonlijke aanpak helpt hij werkgevers en werknemers vooruit. Meer weten? Bezoek Stijn’s pagina.
Arbeidsadvocaat.nl denkt graag met u mee als u vragen heeft over gespreksopnames. Neem gerust contact op.
April 2025
