Inleiding
Een veilige werkomgeving is essentieel voor het welzijn en de productiviteit van werknemers. Toch komt ongewenst gedrag op de werkvloer vaker voor dan veel organisaties beseffen. De vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol in het vroegtijdig signaleren en aanpakken van dergelijke situaties. Door recente wetswijzigingen wordt het aanstellen van een vertrouwenspersoon in steeds meer organisaties verplicht. Maar wat houdt deze rol precies in, en wat mag je als werknemer of werkgever van een vertrouwenspersoon verwachten?
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Vertrouwenspersonen zijn er om werknemers op vertrouwelijke wijze bij te staan bij het melden van ongewenste omgangsvormen. Denk aan:
- intimidatie
- discriminatie
- pesten
- agressie of geweld
Deze personen vormen een laagdrempelig aanspreekpunt voor werknemers die zich niet veilig voelen om hun zorgen te uiten bij een leidinggevende of HR. Door te luisteren, advies te geven en indien gewenst te begeleiden bij verdere stappen, helpt de vertrouwenspersoon om situaties bespreekbaar te maken voordat ze escaleren.
Hoe kun je gebruikmaken van een vertrouwenspersoon?
Werknemers hoeven geen toestemming te vragen om contact op te nemen met vertrouwenspersonen. De drempel is juist bewust laag gehouden, want iedereen binnen de organisatie moet in staat zijn om zelfstandig hulp te zoeken bij ongewenst gedrag. De vertrouwenspersoon is er niet alleen om te luisteren, maar kan ook begeleiden bij klachtenprocedures of de weg wijzen naar externe instanties als dat nodig is.
Het is belangrijk dat werknemers weten wie binnen de organisatie deze rol vervult, en dat zij hierop gewezen worden tijdens bijvoorbeeld onboarding of via het personeelshandboek.
Vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid
Een van de belangrijkste uitgangspunten van de vertrouwenspersoon is geheimhouding. Alles wat tijdens een gesprek wordt besproken, blijft strikt vertrouwelijk, tenzij de werknemer uitdrukkelijk toestemming geeft om informatie te delen. Dat maakt het mogelijk om gevoelige kwesties aan te kaarten zonder angst voor repercussies.
Daarnaast moet de vertrouwenspersoon een onafhankelijke positie hebben. Idealiter is de persoon niet hiërarchisch verbonden aan degene die over het probleem gaat, zodat er geen belangenverstrengeling ontstaat. In sommige organisaties wordt gekozen voor een externe vertrouwenspersoon om deze onafhankelijkheid te waarborgen.
De waarde voor de organisatie
Een vertrouwenspersoon is niet alleen belangrijk voor individuele werknemers, maar draagt ook bij aan het collectieve welzijn van een organisatie. Door vroegtijdig signalen op te vangen van ongewenst gedrag, kan de organisatie preventief optreden. Dit vermindert ziekteverzuim, verbetert de werksfeer en beperkt juridische risico’s.
Bovendien heeft de vertrouwenspersoon een signaalfunctie: als er sprake is van terugkerende patronen, kan deze dat rapporteren aan het management of bestuur, uiteraard zonder persoonsgegevens te delen. Zo kan de organisatie gericht beleid voeren op sociale veiligheid en cultuurverandering.
Conclusie
De vertrouwenspersoon is een essentieel onderdeel van een moderne en veilige werkomgeving. Voor werknemers biedt deze functie een veilige uitlaatklep bij ongewenst gedrag. Voor werkgevers is het een belangrijk instrument om problemen tijdig te signaleren en op te lossen. Met de aankomende verplichting voor organisaties met meer dan 10 medewerkers wordt de rol van de vertrouwenspersoon alleen maar belangrijker. Zorg dus als werkgever voor een goed bereikbare, getrainde en onafhankelijke vertrouwenspersoon en als werknemer: weet dat je er gebruik van kan maken en dat je geheimen bewaard blijven. Dit draagt bij aan het succes en de reputatie van de organisatie.
Deze blog is geschreven door mr. Stijn Blom, arbeidsrechtadvocaat bij Arbeidsadvocaat.nl B.V. Stijn heeft ruime ervaring in het arbeidsrecht en ondersteunt ondernemers en werknemers dagelijks bij uiteenlopende arbeidsrechtelijke vraagstukken. Van ontslagzaken tot het opstellen van waterdichte overeenkomsten en reglementen – met zijn praktische en persoonlijke aanpak helpt hij werkgevers en werknemers vooruit. Meer weten? Bezoek Stijn’s pagina.
Arbeidsadvocaat.nl denkt graag met u mee als u vragen heeft over vertrouwenspersonen. Neem gerust contact op.
April 2025
