Vakantiedagen bijhouden: de verantwoordelijkheid ligt bij de werkgever
Vakantie is heerlijk, maar voor werkgevers kan het bijhouden van vakantiedagen flink wat kopzorgen opleveren. Wie registreert wat er wordt opgenomen? Wat als er onenigheid ontstaat bij het einde van het dienstverband? En hoe voorkom je dat je als werkgever moet betalen voor dagen waarvan je denkt dat ze allang zijn opgenomen? Uit recente rechtspraak blijkt dat een slordige of ontbrekende verlofadministratie vrijwel altijd voor rekening en risico van de werkgever komt. In deze blog lichten we drie rechterlijke uitspraken toe én geven we concrete actiepunten om juridische schade te voorkomen.
De administratie van de werknemer is leidend als werkgever niets kan overleggen
In een recente uitspraak van de Rechtbank Overijssel eiste een voormalig werknemer de uitbetaling van 18,5 niet-genoten vakantiedagen bij zijn eindafrekening. Hij had deze dagen zelf bijgehouden, terwijl de werkgever niets kon overleggen wat zijn opgave weerlegde. De rechter oordeelde dat in dat geval de administratie van de werknemer leidend is en wees een bedrag van € 1.966,09 toe.
De les is duidelijk: als je als werkgever geen sluitende administratie kunt overleggen, en de werknemer wel een onderbouwde opgave doet, dan sta je bij de rechter met lege handen.
Tijdens ziekte opgebouwde vakantiedagen mogen niet zomaar worden afgeboekt
In een andere zaak speelde een geschil tussen een werknemer en een notariskantoor. De werknemer was langdurig ziek geweest en had volgens de werkgever tijdens die periode wel vakantie kunnen opnemen. De werkgever bracht daarom vier weken vakantie af van het opgebouwde saldo. De rechter ging hier niet in mee. Niet alleen had de werkgever geen deugdelijke verlofadministratie, ook had hij nagelaten de werknemer erop te wijzen dat opgebouwde vakantiedagen tijdens ziekte kunnen vervallen als ze niet tijdig worden opgenomen. En dat is, zo benadrukte de rechter, een expliciete verplichting van de werkgever. Resultaat: de volledige verlofuren moesten alsnog worden uitbetaald, goed voor € 13.836,92.
Verrekenen van vermeende min-uren? Niet zonder onderbouwing
In een derde uitspraak vorderde een werkgever na afloop van het dienstverband betaling van 14 dagen verlof die de werknemer volgens hem te veel had opgenomen. De werknemer moest volgens de werkgever € 1.345,71 terugbetalen. De onderbouwing? De werkgever had gekeken op welke dagen minder dan 8 uur was gedeclareerd in het urenregistratiesysteem. De kantonrechter wees deze vordering resoluut af. Ten eerste was het gebruikte systeem bedoeld voor declarabele uren en niet voor verlofregistratie. Ten tweede kreeg de werknemer tijdens zijn dienstverband nooit structureel een overzicht van zijn verlofsaldo. Daarmee was er volgens de rechter geen sprake van een deugdelijke verlofadministratie, en kon het tekort aan verlofuren niet bewezen worden.
Drie actiepunten voor werkgevers
De rode draad in deze uitspraken is glashelder: het is de taak van de werkgever om vakantiedagen zorgvuldig bij te houden. Doe je dat niet, dan draag je het risico. Zorg dus voor het volgende:
- Een actuele en inzichtelijke verlofadministratie. Laat werknemers altijd verlofaanvragen indienen via een vast systeem en hou dit consequent bij. Noteer opgenomen en opgebouwde dagen per jaar.
- Regelmatige rapportage aan werknemers. Geef werknemers periodiek een overzicht van hun verlofsaldo (bijvoorbeeld per kwartaal of halfjaar) ter controle en accordering. Dat voorkomt discussies achteraf.
- Voorlichting over vervaltermijnen. Wijs werknemers er actief op dat wettelijke vakantiedagen een vervaltermijn van zes maanden kennen. Doe dit ook schriftelijk, zodat je kunt aantonen dat je aan je informatieplicht hebt voldaan.
Conclusie
Of het nu gaat om opgenomen dagen tijdens ziekte, vermeende min-uren of vergeten vakanties: de rechter kijkt kritisch naar wat de werkgever wel of niet heeft vastgelegd. In alle gevallen waarin de werkgever geen duidelijke administratie kon overleggen, kreeg de werknemer gelijk. De financiële gevolgen daarvan kunnen fors zijn. De boodschap is simpel: als werkgever ben je eindverantwoordelijk voor de verlofadministratie. Investeer in een goed systeem, geef je werknemers inzicht en wees alert op je informatieverplichtingen. Het voorkomt vervelende verrassingen én dure procedures.schriftelijk regelt.
Deze blog is geschreven door mr. Stijn Blom, arbeidsrechtadvocaat bij Arbeidsadvocaat.nl B.V. Stijn heeft ruime ervaring in het arbeidsrecht en ondersteunt ondernemers en werknemers dagelijks bij uiteenlopende arbeidsrechtelijke vraagstukken. Van ontslagzaken tot het opstellen van waterdichte overeenkomsten en reglementen – met zijn praktische en persoonlijke aanpak helpt hij werkgevers en werknemers vooruit. Meer weten? Bezoek Stijn’s pagina.
Arbeidsadvocaat.nl denkt graag met u mee als u vragen heeft over de vakantiedagen. Neem gerust contact op.
April 2025
