De informatieplicht van werkgevers: hoe herhaling rechtszaken voorkomt
Voor werkgevers geldt een steeds zwaardere informatieplicht richting werknemers. Of het nu gaat om het vervallen van vakantiedagen, het naleven van veiligheidsinstructies of het handhaven van een zerotolerancebeleid: wie hierin nalatig is, loopt juridisch flinke risico’s. In deze blog leggen we uit waarom herhaling cruciaal is en hoe je als werkgever veel ellende en kosten kunt voorkomen.
Vervallen vakantiedagen? Niet zonder herhaaldelijke waarschuwing
Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het jaar van opbouw. Voor bovenwettelijke dagen geldt meestal een verjaringstermijn van vijf jaar. Toch is die termijn in de praktijk niet absoluut. Volgens vaste rechtspraak, waaronder het Max-Planck-arrest van het Europese Hof van Justitie, moet de werkgever de werknemer actief en herhaaldelijk informeren over het dreigende verval. Doe je dat niet, dan blijven de vakantiedagen in stand en moet je ze bij uitdiensttreding alsnog uitbetalen.
In meerdere uitspraken, waaronder die van het Gerechtshof Den Haag en de Hoge Raad, blijkt dat het onvoldoende is om werknemers slechts één keer te informeren. Je moet als werkgever kunnen aantonen dat je werknemers jaarlijks op de hoogte hebt gebracht van het aantal resterende dagen, het moment van verval én dat ze voldoende gelegenheid hebben gehad om die dagen op te nemen. Lukt dat niet, dan kan dat in extreme gevallen oplopen tot tienduizenden euro’s aan nabetaling.
Werkinstructies: niet alleen geven, maar ook herhalen én registreren
Werkgevers zijn wettelijk verplicht te zorgen voor een veilige werkomgeving. Die verplichting houdt niet op bij het beschikbaar stellen van beschermingsmiddelen of het inrichten van een veilige werkplek. Ook instructie maakt daar onderdeel van uit. Cruciaal hierbij is dat die instructies regelmatig worden herhaald en aantoonbaar worden gedeeld met medewerkers.
In de rechtspraak wordt steeds strenger gekeken naar de zorgplicht van de werkgever. Gebeurt er een ongeval of ontstaat er letselschade tijdens het werk, dan moet de werkgever kunnen bewijzen dat hij voldoende instructies heeft gegeven én herhaald. Alleen een eenmalige uitleg of het verwijzen naar een handboek is onvoldoende. Zorg dus dat medewerkers deelnemen aan instructiemomenten en registreer dit goed, bijvoorbeeld via aanwezigheidslijsten of digitale trainingen.
Zerotolerancebeleid: duidelijk, herhaald en consequent
Een zerotolerancebeleid lijkt helder: wie steelt of fraudeert, wordt ontslagen. Maar zonder herhaalde communicatie en consequente handhaving houdt zo’n ontslag bij de rechter vaak geen stand. Dat blijkt opnieuw uit een recente uitspraak van de Rechtbank Noord-Holland. Een werknemer werd op staande voet ontslagen voor het meenemen van eten uit een vliegtuigtrolley. De werkgever beriep zich op het bestaande zerotolerancebeleid, dat was opgenomen in het personeelsreglement. Toch oordeelde de rechter dat het beleid onvoldoende kenbaar was gemaakt. De werknemer moest worden teruggenomen en kreeg recht op loon en reiskostenvergoeding.
Volgens de rechter mag van een werkgever worden verwacht dat hij beleid van deze zwaarte actief en met regelmaat onder de aandacht brengt. Dit geldt des te meer wanneer het beleid verstrekkende gevolgen heeft, zoals ontslag op staande voet. Is er al jaren niet meer over gecommuniceerd of blijkt in de praktijk dat de regels niet worden gehandhaafd, dan werkt het beleid eerder tegen dan vóór de werkgever. Bovendien kan het ontbreken van duidelijke en recente communicatie zelfs leiden tot vernietiging van het ontslag, met alle financiële gevolgen van dien.
Conclusie
Werkgevers doen er goed aan hun informatieplicht niet licht op te vatten. Of het nu gaat om het voorkomen van vervallen vakantiedagen, het veilig laten werken van personeel of het strikt handhaven van integriteitsbeleid: communicatie moet niet eenmalig zijn, maar structureel en herleidbaar. Zet dit jaarlijks op de HR-agenda, laat medewerkers tekenen voor ontvangst van instructies en blijf herhalen wat de regels zijn én wat de gevolgen zijn als die worden overtreden. Zo voorkom je juridische discussies, schadevergoedingen en reputatieschade en behoud je de regie op je eigen beleid.
Deze blog is geschreven door mr. Stijn Blom, arbeidsrechtadvocaat bij Arbeidsadvocaat.nl B.V. Stijn heeft ruime ervaring in het arbeidsrecht en ondersteunt ondernemers en werknemers dagelijks bij uiteenlopende arbeidsrechtelijke vraagstukken. Van ontslagzaken tot het opstellen van waterdichte overeenkomsten en reglementen – met zijn praktische en persoonlijke aanpak helpt hij werkgevers en werknemers vooruit. Meer weten? Bezoek Stijn’s pagina.
Arbeidsadvocaat.nl denkt graag met u mee als u vragen heeft over de informatieplicht. Neem gerust contact op.
April 2025
